Hallå, ett fackligt perspektiv på digitalisering och AI, tack!

IT-system som inte fungerar skapar stress. Arbetstagarnas organisationer borde involveras mer i digitaliseringen.

Vi måste prata om digitalisering för vad det är. Det är vår arbetsmiljö. Inflytandet över det digitala har legat långt ifrån facken och det offentliga alltför länge. Microsoft har haft ett större inflytande över hur den digitala arbetsmiljön ser ut för många arbetstagare i dag genom Teams, Officeprogrammen, CRM-system och Copilot med mera. System som många tjänsteman använder varje dag.

Det borde vara självklart att det är en integrerad del av arbetsmiljön och därmed ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

30 procent av de svarande i Fackförbundet STs senaste arbetsmiljöundersökning ”Vi är för få som ska lösa för mycket” uppger att IT-system som inte fungerar skapar stress. Digitalisering och arbetsmiljö hänger uppenbart ihop. Den digitala arbetsmiljön är lika viktig som den fysiska, den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Men vi har inte samma rutin att inkludera den digitala arbetsmiljön i det generella arbetsmiljöarbetet.

Unga nördiga entusiaster

Serien The Pirate Bay som just nu sänds på SVT må vara diskutabel hur sann den är om historien om just The Pirate Bay. Men det som serien lyckas förmedla är att föra tittarna tillbaka till en tid då de som kunde tekniken också kunde sätta agendan. De som kunde tekniken kunde utmana och se möjligheterna. Kan vi göra så här? Vad händer då?

The Pirate Bay tillhörde den gruppen unga, som kunde göra just det. De som hade fått ta del av hemdatorer-projektet på 1990-talet. De som själva hade lärt sig koda. De som också kunde skapa nytt inom den digitala sfären. Och det finns det många exempel på. Digitaliseringen har utvecklats långt ifrån facket och det så kallade systematiska arbetsmiljöarbetet. Även om Arbetsmiljöverket kom med en arbetsmiljöföreskrift 1998, ”Arbeta vid bildskärm (AFS 1998:5)” så har det tyvärr inte hjälpt.

Det har först och främst varit unga nördiga entusiaster som sett en möjlighet och testat. Testat nytt. En del för testandets skull. Andra för att utmana, en del har sett möjligheterna att tjäna pengar och andra har sett nya behov.

Oavsett har digitaliseringen haft ett eget spår, som i många fall har plockats upp av stora transnationella företag eller har blivit till stora transnationella företag, vilka många gånger har haft en dålig facklig förankring. (Jag tror inte jag behöver nämna några namn.) Men det har traditionellt sett inte varit en facklig fråga.

Ritat om kartan

Det digitala har på många sätt lett till nya möjligheter. Till exempel stora effektiviseringar och underlättat kommunikation mellan människor och kollegor. Jag ska inte gå in på alla fördelar digitaliseringen bidragit till, men vi kan vara överens om att digitaliseringen i sig har ritat om kartan för hur och var vi arbetar i dag. Och möjligheterna tycks vara oändliga.

Digital arbetsmiljö är de program vi använder för att kommunicera via chatt, e-post eller liknande. Men det handlar också om de register som används för att lösa en uppgift, program som används för att hantera ett ärende eller för att få tag på kontaktuppgifter till en medborgare, en kollega, en arbetsgivare eller vad det nu må vara. Hur dessa system är uppbyggda, vilket gränssnitt det har är avgörande för hur verksamheten kan använda systemet på den enskilda arbetsplatsen.

Den digitala arbetsmiljön är den miljö som vi arbetstagare rör oss i när vi i arbetet använder oss av en dator eller telefon. Utvecklingen måste ske verksamhetsnära.

I Fackförbundet STs arbetsmiljöundersökningar både 2022 och 2024, menar många att de har en bra digital arbetsmiljö. Det kan bero på vad man lägger i begreppet digital arbetsmiljö. För när vi skrapar på ytan visar resultaten exempelvis att många anser att de har lite eller inget inflytande över sin digitala arbetsmiljö och många ser att användarvänligheten i programmen behöver förbättras. Men framför allt efterlyses mindre teknikstrul. Fackförbundet STs medlemmar vill ha effektiva, enkla program som gör sin del av jobbet.

Skapar stress

I undersökningen uppger nästan 30 procent att IT-system som inte fungerar skapar stress. Går vi in på myndighetsnivå ser det ännu värre ut. På Arbetsförmedlingen är det 57 procent som menar att teknikstrul skapar stress och på Sveriges Domstolar är motsvarande siffra 45 procent. På dessa två myndigheter är det drygt 80 procent respektive 70 procent som menar att minska mängden teknikstrul är de viktigaste förbättringarna som behövs. Hälften av undersökningens respondenter anser att mindre teknikstrul är det som främst behöver förbättras i den digitala arbetsmiljön.

Teknikstrul tar onödigt lång tid. Tid som skulle användas till att hjälpa fler. Handlägga fler ärenden. Det skulle tillgängliggöra mer resurser och i slutändan leda till att myndigheterna blev mer effektiva. Och från ett fackligt perspektiv också skapa en bättre arbetsmiljö. Att dagligen bli irriterad, frustrerad över att tekniken inte fungerar skapar stress. Tiden som läggs på att IT-system inte fungerar gör att ärenden läggs på hög och ger i sin tur en ökad arbetsbelastning. Arbetsbelastningen i sig har vi sett öka för de som arbetar på statligt uppdrag år efter år.

Ingen vill se fler Millennium

Vissa myndigheter tvingas använda uppåt tio olika program. Det borde därför finnas riktlinjer för vad som anses rimligt att lösa en arbetsuppgift. Särskilt när det kommer till handläggning. Nästa steg är att skapa förutsättningar att följa dessa riktlinjer.

Arbetstagarnas representanter behöver involveras i utveckling och förändring av digitala system och processer. Det är viktigt att de som arbetar med de verktyg och processer som tas fram får vara med och påverka utformningen av dessa. Den digitala arbetsmiljön ska ingå som en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det blir ännu viktigare när allt fler delar av våra verksamheter digitaliseras och komplexiteten tenderar att öka.

Fackförbund, precis som samhället i stort, behöver se möjligheterna med den digitala eran och det som väntar i nästa skede – AI. I Fackförbundet STs arbetsmiljöundersökning är det endast 12 procent som uppger att de arbetar med AI i dag. Men vi vet att arbetsgivare ser möjligheter att kapa kostnader genom att låta en AI göra jobbet. Vi behöver först se till att våra nuvarande system fungerar. German Benders poäng i Lag och avtal nyligen, att AI-kommissionens rapport inte nämner fackförbund och saknas arbetstagarperspektiv, säger väl allt. Det är ett perspektiv som självklart behövs, både när det kommer till digital arbetsmiljö såväl som AI.

Ingen vill se fler Millennium, IT-systemet som Västra Götalandsregionen köpt in som nytt journalsystem. Ett praktexempel där besluten om IT-system tas långt ifrån de anställda och sjösätts för tidigt. Men undanflykten av att det alltid är svårt med nya system och det är många andra länder som använder systemet. Systemet fungerar så dåligt och är en fara för verksamheten så att skyddsombud har fått lägga ett tillfälligt skyddstopp, så kallad 6:6a. Fallet Millennium säger dock hur viktigt det är med den digitala arbetsmiljö både för verksamheten och för de anställa. Det måste vi ta på allvar.

Ett helhetsperspektivet måste tas in i utformningen av den digitala arbetsmiljön för att minska stressen och skapa bättre förutsättningar för de anställda och i förlängningen bättre samhällsservice till allmänheten.

När facket bestämmer sig

Redan i början av 1980-talet insåg TCO vikten av bildskärmen för tjänstemännen, vilket ledde till ett långsiktigt arbete att skapa bildskärmar som var bra för miljön och för oss människor. Fokus var bland annat ergonomi och IT-produkter fritt från tungmetaller. Det ledde till TCO Certified – en internationell certifiering för IT-produkter. Detta lever än i dag och uppdateras vart tredje år. Det är exempel på när facket bestämmer sig för att göra skillnad. Erfarenheter vi tar med oss när vi ska vara med och utforma framtidens digitala arbetsmiljö. Vi behöver se till att de som faktiskt arbetar i de digitala systemen också påverkar deras utformning. Tekniken är neutral. Det är vi människor som genom tekniken kan sätta agendan för att skapa en så bra arbetsmiljö och arbetssituation som möjligt.

En digital arbetsmiljö som motverkar stress. Men för det krävs resurser och ett nytt tänk. IT-system är en del av arbetsmiljön. Och den ska vara effektiv för den svenska medborgaren såväl som för den enskilda arbetstagaren som arbetar på statligt uppdrag. Det tjänar alla på. Ingen kommer vilja jobba på en arbetsplats med så dåliga digitala förutsättningar att de leder till stress. Enligt Fackförbundet STs undersökning funderar redan nu en tredjedel av de som arbetar på statligt uppdrag att lämna sin arbetsplats på grund av stress och övertid. Vem kommer vilja arbeta i staten under sådana förutsättningar?

Martina Cras

*Fackförbundet STs sätt att organisera medlemmar är ofta på en myndighet som bildar en avdelning. Avdelningen kan ha arbetsplatser på olika platser i landet, som exempelvis Försäkringskassan. Detsamma gäller bolag som arbetar på statliga uppdrag, exempelvis Swedavia som är en avdelning även om de också har verksamhet på flera ställen runt om i Sverige.