DEBATT Projekt lanseras ofta av tjänstemän och politiker som nyskapande, innovativa och samverkansinriktade. Men projekt i offentlig sektor för att minska byråkratin riskerar snarare att lägga till mer byråkrati och hierarki i organisationen, skriver forskaren Mats Fred.
Trots att projektformen ofta förknippas med flexibilitet, förändring och innovation så innebär den i praktiken sällan något radikalt annorlunda från traditionell byråkratisk organisering. Snarare verkar projektorganisering bidra till en återanvändning av klassiska byråkratiska förfaranden så som rapportering, dokumentation och standardisering.
En ökad användning av projekt i offentlig sektor, vad som ibland kallas projektifiering, innebär på så sätt inte ett uppbrott från, utan ett återskapande av, hierarki och byråkrati.
Vid lanseringen av projekt, eller redan då ansökan om projektfinansiering formuleras, framställs projekt som något annorlunda jämfört med den ordinarie verksamheten som istället karaktäriseras som byråkratisk.
Faktum är att det ofta är ett kriterium från finansiärer att projekten skall vara något annat än ordinarie verksamhet – de ska vara nyskapande, innovativa och samverkansinriktade.
Tjänstemän och politiker kan använda lanseringen av projekt som ett sätt att visa initiativförmåga och handlingskraft. Projekt är tydliga och fokuserade – de har en målgrupp och ett arbetssätt under en förutbestämd tid med särskilt avsatta medel.
Projektledning och projektorganisering som fenomen är sprungna ur de amerikanska militär- och rymdprogrammen i mitten av 1900-talet.
Man kan enkelt visa på resultat sprungna ur de specifika aktiviteterna, i jämförelse med ordinarie verksamhet som ofta är mer komplex och svår att beskriva.
Projektledning och projektorganisering som fenomen är sprungna ur de amerikanska militär- och rymdprogrammen i mitten av 1900-talet där modeller och tekniker, som än idag är viktiga delar av projektledarutbildningar och projektpraktiker runt om i världen, utvecklades för att koordinera, kontrollera, tydliggöra, tidsätta och rollfördela arbetet.
Det innovativa och flexibla i offentlig sektors projektorganisering verkar framförallt handla om de inledande faserna av projektarbetet. När projekten väl kommit igång vägleds de av standardiserade projektmodeller, skapade av konsulter eller föreskrivna av finansiären – modeller som syftar till stöd och hjälp vid planering, tydliggörande av arbetsuppgifter, roller och resursfördelning.
Utöver själva initieringen handlar projekt i hög grad om organisatorisk tydlighet, kontroll samt ordning och reda snarare än förändring, flexibilitet eller innovation.
Möjligen kan man hävda att när offentliga organisationer, karaktäriserade av byråkrati, initierar projekt för att minska byråkratin riskerar man snarare addera byråkratiska element i organisationen.
Mycket forskning tyder på att byråkratins värderingar och praxis är lika aktuella idag som någonsin tidigare. Dagens byråkratiska värderingar och praktiker är dock inte sällan förtäckta i koncept eller organisatoriska lösningar som exempelvis sociala investeringar, Total Quality Management, social innovation, lean etc – koncept som ger associationer till innovation, flexibilitet och förändring men som i praktiken organiseras via projekt vilka praktiseras med hjälp av byråkratiska ideal.
Offentliga tjänstemän och politiker finner det svårt att ge uttryck för värden associerade med byråkrati då det representerar något föråldrat. Att förespråka, eller ens referera till, byråkrati innebär i bästa fall att man anses som nostalgisk och i sämsta fall irrelevant.
För att dessa organisatoriska lösningar över huvud taget skall kunna bli praktik måste dom anpassas till ett offentligt organisatoriskt sammanhang – som i ganska hög grad är just byråkratiskt. Men man vill heller inte tappa de positiva konnotationerna till innovation och kreativitet.
Projektorganisering blir oantastligt då det kan försvaras eller förespråkas utifrån till synes motstridiga ståndpunkter..
Projektformen förefaller då vara en alldeles utmärkt lösning. Projektorganisering kombinerar nämligen en möjlighet till rationell organisering och kontroll med fokus på kreativitet och innovation. Projektorganisering blir oantastligt då det kan försvaras eller förespråkas utifrån till synes motstridiga ståndpunkter.
Å ena sidan kan man argumentera för projekten som en möjlighet att ”tänka utanför boxen” och ett incitament för att arbeta över gränser. Å andra sidan kan projekten bidra till tydlighet, fokus, kontroll och struktur.
Kanske kan man prata om en byråkrati i byråkratin, eller två separata byråkratier. En mer traditionell byråkrati som i praktiken manifesteras av hierarki, regelstyrning, stuprörstänkande och rutiner där fenomen och aktiviteter återkommer gång på gång. Och en »projektbyråkrati« där projektledningstekniker för rationalitet och planering används för att skapa ordning och tydlighet i organisationer och där fenomen och aktiviteter planeras, verkställs och sedan avslutas.
Trots avsikterna att utveckla och förändra, så förnyar sig byråkratin som en projektbyråkrati parallellt med, eller inom, den »traditionella« byråkratin. Intentionerna med projekten må vara innovation, och förändring men där finns tydliga tecken på att satsningarna snarare uppmuntrar en byråkratisk logik, men möjligen iklädd en något annorlunda och modernare skrud.
Idén om byråkratisering är inget nytt. Man har bland annat visat på hur offentliga organisationer de senaste årtiondena fått ett ökat fokus på dokumentation, planering och utvärdering och tjänstemännens vardag har beskrivits som överbelastad av diverse administrativa göromål.
Vad som är värt att notera i projektsammanhang är att det just är byråkratin som ifrågasätts och ska förändras men där det praktiska arbetet i stor utsträckning verkar vara just byråkratiskt.
Mats Fred är disputerad i statsvetenskap och är forskare verksam vid Globala Politiska Studier på Malmö Universitet.
Följ Dagens Arena på Facebook och Twitter, och prenumerera på vårt nyhetsbrev för att ta del av granskande journalistik, nyheter, opinion och fördjupning.
